Moderní práce s informacemi pomocí Outlook 2008 a Windows mobile

Proč?

• Zbaví vás pocitu zavalenosti prací, protože si hlavu můžete nechat prázdnou jen na důležité věci a přesto si můžete být jistí, že nic nezapomenete.
• Nezapomenete, neztratíte žádnou informaci. Moderní technologie umožňují uložit informaci, včetně všech detailů. Např. s kým informace souvisí, jaké je datum při zadávání, jaký je termín, náročnost, fotografie, přílohy, provázanost mezi sebou.
• Vše děláte včas. Papírek v kapse leží. Nezačne vám vibrovat v kapse, aby se připomněl ;)
• Vše děláte ve správný čas. Lze pracovat s prioritami a provázaností informací. Čas pak netrávíte tím, co jste zrovna našli v kapse za papírek s poznámkou. Ale postupně zpracováváte jednotlivé své úkoly, schůzky, maily, dokumenty, podle toho, jakou prioritou jste si je označili.

Outlook

poštovní klienti, kterým se říká outlook, jsou dva. Jeden má modrou ikonu, a je zdarma součástí všech windows od nepaměti. Ale nic neumí, je to „hloupý" posílač pošty, tzv. malý outlook. Druhý outlook má ikonu oranžovou, musíte ho zakoupit zvlášť, nebo spolu se sadou Microsoft Office (pozor, outlook není součástí všech sad office), tzv. velký outlook.

Velký outlook

má produktové označení podle sady office, se kterou byl vyroben. Např. Microsoft Outlook 2008, Microsoft Outlook XP, Microsoft Outlook 97, atp. Je jich víc.

Používám Microsoft Outlook 2008, protože je to jeho nejnovější verze (podzim 2008). Kromě přijímání a odesílání mailů umí tunu věcí, které využívám denně a usnadňují mi fantastickým způsobem život, šetří čas.

• maily umí seřadit pod sebe kromě data přijetí taky podle toho,
  • jak důležité si označím, že pro mě jsou,
  • podle termínu, do kdy si označím, že je musím vyřídit
  • podle toho, zda jsou dokončené, nebo ne
  • 
• z mailu umí udělat úkol, kterému lze dát termín, přiložit několik dalších dokumentů či fotografií, a umožní vám ho delegovat na konkrétního člověka.
  • ten, na kterého jste úkol delegovali, dostane mail, potvrdí že si úkol přečetl a úkol se mu automaticky uloží do úkolů, včetně všech detailů, které jste k úkolu zadali. Zejména termín, popis.
  • Jakmile je úkol splněn, dotyčný si ho označí u sebe v outlooku jako splněný a vám o tom přijde mail a automaticky se úkol nastaví jako splněný.
  • Když je tedy delegovaný úkol nesplněný včas, víte o tom. Ale když je vše ok, jen se dozvíte, že je hotovo. Nic nehlídáte,  s ničím si nepřiděláváte práci, je to pohoda.
• Úkoly umí sázet do kalendáře. Ráno přijdete do kanceláře, a místo abyste se starali co dělat a asistentka vám chystala přehled o programu, mrknete do outlooku a více přesně kdy co a jak. Výborná funkce.
  

Windows Mobile

Zařízení s windows mobile je třeba mobilní telefon, ale kapesní počítač zároveň. Tento typ zařízení používám čtvrtý rok a nedám na ně dopustit.

Vsuvka: nedávno jsem se rozhodoval o nákupu nového telefonu. Půjčil jsem si od kamaráda klasickou Nokii. Kdysi jsem měl legendární 6230i a byla výborná. Černobílá, výdrž 7 dnů, pohádka. Jenže Nokia svým manažerským telefonům dala za posledních pět let jen barevné displeje a tím skončila. Jsou to hloupé a pomalé krámy k ničemu. Bluetooth a hifi je dnes bezpodmínečný standard, to není výhoda. Výhoda je rychlost, kompatibilita, rozšiřitelnost. A v tom se nokia nechytá. Absolutně.

Výhody windows mobile

• umí telefonovat stejně dobře, jako běžný mobil
• umí pracovat s maily, když zrovna nejste u počítače
• umí surfovat po internetu, a to velmi pohodlně
• lze rozšířit o jakýkoliv program, který potřebujete používat a nebudete omezeni jen na programy, o kterých si výrobce myslel, že jsou užitečné, a nebo je nabandloval (bandlovat = přibalit zdarma co jinak stojí peníze) z marketingových důvodů
• ale hlavně, lze bezproblémově synchronizovat s počítačem.
  • V kanceláři rozepíšete dokument, v autě v myčce si ho dopíšete aniž byste museli otevírat notebooka a u zákazníka už ho máte dopsaný opět v počítači.
  • Úkoly co máte v počítači, máte i v mobilu. pořád po ruce, stále aktuální.
  • Kontakty - proč datlovat do mobilu, když lze pohodlně kontakt zadat do počítače a ono se to projeví i v mobilu. Na velké klávesnici s myší v ruce se píše mnohem líp, než na mobilu. Ikdyž má plnohodnotnou klávesnici.

Outlook + Windows Mobile = bezkonkurenční, a v dnešní době nenahraditelné řešení jakýmkoliv jiným způsobem. (Tedy pokud vaše poznámkové papírky neumí vibrovat ;))