Pohoda: Automatické párování plateb od přepravců a plateb předem

Nový automat pro Pohodu ušetřil až 50% nákladů na práci paní účetní. Dělá za ní zdlouhavou a chybovou práci.

Výchozí situace

Eshop používal přepravce PPL a DPD. Oba posílají peníze za denně vybrané dobírky vždy jako jednu souhrnnou platbu. Té přidělí nějaký svůj variabilní smybol, takže na bankovním výpise taková přijatá platba nesedí ani částkou, ani variabilním symbolem, s žádnou platbou, kterou eshop očekává. Naopak spousta plateb vypadá, jako neuhrazená.

Účetní pak sedí s křišťálovou koulí a snaží se ručně dohledat, ve které souhrnné platbě se skrývá která malá platba konkrétní objednávky. Je to zdlouhavé, chybové, nepříjemné a drahé.

Návrh řešení – dopravci

• PPL, DPD, i další dopravci, umí ke každé souhrnné platbě poslat do mailu dokument, ve kterém je přehled obsažených plateb i jejich variabilů.
• Každá banka umí posílat do emailu informace o každé přijaté platbě.
• Automat tyto emaily prochází a příchozí platby od dopravců rozdělí na jednotlivé malé platby konkrétních objednávek.

Návrh řešení – platby předem

Automat taky umí v bance dohledat každou platbu předem, přijatou od zákazníka za konkrétní objednávku.

Zákazníci platí pod číslem objednávky, faktura pro zákazníka má ale jiný variabil. Automat umí variabil platby předem spárovat s variabilem na faktuře.

Výsledek

Automat generuje výsledky své práce do formátu ABO. Ten si může obsluha eshopu, nebo paní účetní, naimportovat do Pohody a příslušné faktury se tak nastaví, jako uhrazené. Včetně správného variabilu a data úhrady.

Účetní je spokojená, automat nedělá chyby, vedení účetnictví je výrazně levnější a bez chyb.

A protože tato činnost zabírala účetním 50% času stráveném na účetnictví eshopu, dá se předpokládat, že tato vychytávka dokáže eshopům ušetřit pěkné peníze…