Případová studie: typické řešení propojení Pohody s eshopem

Tvořili jsme nový eshop, který měl být hned od začátku napojený na Pohodu. Ale ikdyby se napojení tvořilo později, bylo by to stejné.

Tento konkrétní klient měl nějaké základní požadavky, na které jsme navrhli následující řešení. Napojení je funkční, stabilní, klient je spokojený.

Agendy Pohody propojené s eshopem

V zásobách má Pohoda uloženy informace o produktech.

Rychlost aktualizace zásob

Zásoby se s eshopem synchronizují každých 5 minut. Rychlým, tzv. rozdílovým importem. Ten aktualizuje jen údaje, u kterých od posledního spojení došlo ke změně.

Jednou denně, v noci, běží kompletní import, který zkontroluje všechna data. Pokud v nich najde chybu, opraví ji.

Informace o zásobách přenášené z Pohody do eshopu

Nové produkty jsou obsluhou naváděny do Pohody. Přenáší se název, katalogové číslo, EAN, ceny včetně několika cenových hladin, sazba DPH, obrázky, hmotnost, štítky (Novinky, Výprodej, Akce, Doporučujeme, Sleva, Připravujeme), stav skladu (součet stavu dané položky z několika vybraných skladů, dle katalogového čísla – od stavu skladu je odečten stav rezervací v Pohodě a počet kusů v objednávkách zatím nepřenesených z eshopu do Pohody).

Nové produkty jsou do eshopu importovány každých 5 minut, v rámci rychlého importu. Obsluha eshopu k novému produktu zadá informace, určené k prezentaci na eshopu. Zařazení do kategorií, související produkty, stručné popisy a nadpisy, atp.

Informace o zásobách přenášené opačně, tedy z eshopu do Pohody

Do agendy zásob se zpravidla z eshopu nepřenáší nic, v pohodě by ty informace jen zabíraly místo v databázi a Pohodu tím zpomalovaly. Ale pokud je to potřeba, mohou se do Pohody importovat např. popisy, obrázky, technické parametry, atp.

V objednávkách Pohoda eviduje objednávky od zákazníků.

Rychlost aktualizace objednávek

Objednávky se s eshopem synchronizují každých 5 minut. Rychlým, tzv. rozdílovým importem. Ten aktualizuje jen údaje, u kterých od posledního spojení došlo ke změně.

Informace o objednávkách přenášené z eshopu do Pohody

Přenáší se kompletní informace o objednávce. Tedy údaje o zákazníkovi, údaje o produktech (včetně napojení na sklad, takže si Pohoda po přijetí objednávky ihned aktualizuje stav skladu do rezervací), a údaje o objednávce (číslo, datum a čas, interní ID podle kterého se synchronizuje stav objednávky zpět na eshop).

Informace o objednávkách přenášené zpět, z Pohody do eshopu

Je dobré, aby zákazník věděl, v jakém stavu je jeho objednávka. Proto se na stav svých objednávek může podívat na eshopu, a eshop mu informace o změně stavu každé objednávky posílá emailem, popř. SMS (podle nastavení v eshopu).

Pohoda u každé objednávky eviduje stavy odeslaná ANO/NE, vyřízená ANO/NE a datum storna. Ke každé z kombinací těchto stavů v Pohodě lze nastavit, který stav objednávky v eshopu tomu odpovídá.

Lze také nastavit, o kterých změnách stavů objednávky má být zákazník informován (emailem, SMSkou). Např. potvrzení přijetí objednávky, expedici, storno, o tom zákazníka informují všechny eshopy. Ale o začátku vyřizování, začátku přípravy k expedici, atp. (tzv interních stavech objednávky) je zbytečné zákazníka informovat, bylo by to zbytečné spamování. Ale povolit to a informovat jej i o těchto stavech samozřejmě lze.

V adresách jsou v Pohodě uložení zákazníci. Jejich adresy a kontaktní údaje.

Adresy se přenášejí z eshopu do Pohody každou hodinu rychlým (rozdílovým) importem a jedenkrát denně kompletním importem.

Do adres je okamžitě zapsán každý nový zákazník spolu s objednávkou. Pokud eshop pozná zákazníka podle kombinace jména, emailu a přeformátovaného telefonního čísla (popř. IČ), je do Pohody poslána spolu s jeho objednávkou i jeho identifikace, aby Pohoda věděla, kterému zákazníkovi objednávka patří. Jsou přitom přeneseny i kompletní údaje o adresách.

Sklady a členění skladu se importuje z Pohody do eshopu. Toto členění se pak nastavuje u přenosu zásob jako výchozí, protože musí být vyplněno při zakládání produktu v Pohodě.

Nastavení komunikace eshopu s Pohodou je u každého eshopu trochu jiné, podle požadavků eshopu. Pohoda a eshopy od nás společně komunikují téměř o čemkoliv. Informace přenášejí oběma směry. Komunikaci s klientem (informování o stavech objednávek) obstarává eshop.